Как правильно оформить заявку на спецодежду

Иметь у себя образец, как правильно составить заявку на спецодежду, должен каждый сотрудник, работа которого сопряжена с воздействием негативных факторов. Чтобы минимизировать вредное воздействие на здоровье, работники используют специальную одежду и обувь. Обязанность по обеспечению ими, а также дополнительными средствами индивидуальной защиты, возлагается на работодателя (ст. 221 ТК РФ). Если рабочая форма пришла в негодность, сотрудник вправе написать заявление на имя начальника с просьбой о выдаче нового комплекта спецодежды и дополнительных СИЗ.

Кто и для чего оформляет заявку на спецодежду

Оформление заявки на приобретение спецодежды и спецобуви – обязанность должностного лица, на которого возложена ответственность за обеспечение работников необходимыми видами СИЗ. Как правило, составлением документации занимается руководитель структурного подразделения, он ведет документацию по учету спецовки, контролирует заполнение персональных карточек сотрудников.

Важно учитывать, что единого принципа выбора средств защиты для работников подразделения нет. Комплекты и аксессуары подбирают в соответствии с рабочими задачами, которые выполняет сотрудник, а также спецификой и уровнем профессиональных рисков. Необходимо оформить заявку правильно, этот документ в дальнейшем используется для учета закупленных принадлежностей, контроля выдачи. Обязательными элементами ее содержания являются:

• порядковый номер документа и реквизиты организации;
• перечень должностей и персональных данных сотрудников, которым необходима спецодежда;
• вид спецовки, тип изделий и размер;
• количество комплектов под заказ;
• наименование СИЗ, установленное по действующим нормам;
• обоснование для закупки изделий (указание на нормативный документ);
• стоимость рабочей формы.

В ряде случаев целесообразно оформлять служебную записку на закупку требуемых СИЗ. Она служит официальным документом с запросом на закупку спецодежды, может быть составлена в свободной форме.  Установленного законом специального образца у этого бланка нет, порядок оформления организация выбирает локально. В записке также отражают специфику и количество необходимых изделий, дают ссылку на нормативы. При необходимости прикрепляют приложение, подтверждающее целесообразность закупки. Регистрация служебной записки проводится по желанию организации, не является обязательной.

Заявка на спецодежду: образец и бланк

Если ответственное лицо хочет просить руководство организации о приобретении спецодежды для работников подразделения, составляют заявку. В ней отражают информацию и данные по закупочной операции, каждый пункт при необходимости дополняют отсылкой к действующим нормативам для конкретной отрасли труда, представителей определенной профессии.

Образец заявления на выдачу спецодежды от ответственного должностного лица

Основание для приобретения спецовки едино – вредное воздействие и факторы риска, с которыми работник сталкивается при выполнении задач. В соответствии с ними подбирают тип специальной одежды, обуви, дополнительных аксессуаров, позволяющих блокировать негативное влияние на здоровье. Нормативным документом, в соответствии с которым проводят выбор СИЗ для представителей конкретных профессий, является статья 221 Трудового Кодекса РФ. В ней представлен порядок выдачи СИЗ, смывающих средств, распределение дополнительных аксессуаров, защищающих от опасного воздействия производственной среды.

Какие данные будут отражены в заявке, зависит от специфики организации. Обязательно указывают персональные данные работников, которым необходимо выдать спецодежду. Обозначают вид спецовки, тип модели, размер. Если известен артикул изделия, его также требуется указать. Составитель должен отметить для каждой позиции необходимое количество изделий. Что нужно писать в заявке, можно оценить в примере, главную информационную часто составляют в формате таблицы.

Как оформить служебную записку на приобретение спецодежды

Стандартный образец для служебной записки остается неизменным уже не один год. Составителю достаточно заполнить его персональными данными и сделать соответствующее приложение с таблицей, перечнем СИЗ и персональными данными сотрудников. Порядок оформления документа следующий:

1. На титульном листе указывают наименование организации, структурного подразделения, от которого оформляется документ.
2. Обозначают дату производства документа, ФИО и должность ответственного лица.
3. Указывают нормативные документы, внутренние причины для закупки спецовки (износ, истечение срока годности и др.).
4. Отмечают источники финансирования, информацию о предыдущих закупках.
5. Основную информацию представляют в табличной форме с указанием персональных данных работников, типа спецодежды, подлежащего закупке, общего количества изделий.

Для составления записки можно использовать фирменный бланк с реквизитами организации, допускается рукописное формирование документа. Важно, что служебную записку заверять можно только вручную, использование электронной подписи не допускается.

Образец заявления на выдачу спецодежды от сотрудника

Компаниям, которые регулярно закупают рабочую одежду и иные принадлежности СИЗ для сотрудников, рекомендуется оформить стандартный бланк, который подойдет всем структурным подразделениям. Это упростит процедуру заполнения внутренних документов, ответственному лицу достаточно будет внести в него актуальные данные и заверить подписью.

Заключение

У каждого вида спецодежды, а также дополнительных СИЗ есть установленный период эксплуатации, по истечении которого комплекты необходимо менять. Документом, необходимым для заказа новых изделий, выступает служебная записка, при оформлении которой нужно придерживаться ряда правил. В ней отражают данные организации, служебного подразделения, ответственного лица, а также формируют приложение с таблицей. В последней обозначают типы необходимых средств защиты, количество, дополнительные данные, а также нормативные основания для закупки.