Как закупать спецодежду

Работодателю, сотрудники которого нуждаются в использовании униформы и других видов СИЗ, важно знать о том, как закупать спецодежду, каков порядок и условия закупки. В соответствии с приказом Министерства труда РФ от 29.10.2021 №766н, а также действующим стандартом ЕТН, обязанность по приобретению спецодежды и иных средств индивидуальной защиты возлагается на работодателя. В ряде случаев расходы на приобретение униформы можно компенсировать за счет бюджетных субсидий.

Определение спецодежды

Перед описанием инструкции, как оформлять покупку средств защиты, стоит уточнить определение понятия. К спецодежде относят различные виды одежды, аксессуаров, предназначенных для защиты работника от неблагоприятных факторов рабочей среды. Общие производственные загрязнения, неблагоприятные погодные условия, химические и биологические загрязнения – малая часть факторов, влияние которых может негативно сказаться на здоровье сотрудников.

Перечень профессий, для которых применение СИЗ обязательно, представлен в приказах Минтруда № 997н от 09.12.2014 и № 70 от 31.12.1997. Важно учитывать, что спецодежда и форменная одежда – разные понятия, независимые друг от друга.

Коды ОКПД 2 для униформы различных типов

В соответствии с системой стандартизации, которая действует в РФ, разные виды товаров маркируют кодами ОКПД 2. Тем, кто рассчитывает купить предметы рабочей одежды и спецобувь, необходимо использовать код 14.12. В зависимости от типа СИЗ, запланированного к поставке, помимо общего кода используют детальные:

• 14.12.1 – спецовка для мужчин;
• 14.12.2 – рабочая одежда для женщин;
• 14.12.99 – пошив рабочей формы;
• 14.12.99.200 – услуги по пошиву униформы по индивидуальному проекту;
• 14.12.12.110 – рабочие брюки мужские;
• 14.12.30 – прочие предметы СИЗ.

В зависимости от комплектации рабочей формы, а также конкретного вида СИЗ применяют систему подробных кодов. Это позволяет оформлять документацию детально, дифференцировать расходы на разные виды принадлежностей.

Ограничения, действующие при проведении закупки

В России действует ряд ограничений на закупку СИЗ, имеющих код 14.12.30. Если он используется в документации, то компания не может закупать  изделия иностранного производства (Постановление Правительства от 23.12.2024 года № 1875). Для РФ исключением являются страны, относящиеся к ЕАЭС. Это дает возможность российским потребителям приобретать товары, белорусского, киргизского производства, а также изготовленные в Казахстане и Армении.

Приобретение иностранной спецодежды, которая относится к иным категориям ОКПД 2, допускается только в том случае, если для заданной категории не предусмотрены СИЗ российского производителя. Среди категорий, которые допускают приобретение товаров иностранного выпуска, перчатки и рукавицы (код ОКПД 2 14.12.30.150).

Порядок приобретения униформы по 44-ФЗ

Основным законом, регулирующим процесс закупки спецодежды и позволяющим получить компенсацию от государства, является ФЗ № 44 от 05.04.2013. В соответствии с его положениями стоит соблюдать следующие правила:

1. Закупку можно осуществить за счет ФСС. Компенсация составляет не более 20% и рассчитывается от суммы взносов, которую работодатель перечислил в предыдущем году по отношению к дате тендера.
2. Если сумма закупки менее 300 000 руб., можно воспользоваться предложением единого поставщика. Когда сумма более вышеозначенной, проводят электронный аукцион.
3. Перед проведением тендера необходимо оформить документы, подтверждающие отраслевые нормы выдачи СИЗ.
4. Обязательным этапом является оформление технического задания на закупку средств индивидуальной защиты.

Оформление документов важно для соблюдения порядка закупки, без него получить государственное финансирование нельзя.

Порядок составления документации

Отдельно стоит рассказать о том, каким договором оформляется закупка спецодежды, какие сопроводительные документы необходимы для оформления сделки. Оформление предполагает составление технического задания, служебной записки, а также договора поставки.

Последний выступает базовым документом, на основании которого проводят сделку. В документе указывают порядок и условия, на которых поставщик передает товар заказчику. Обозначают порядок оплаты, стоимость спецодежды, предназначенные к поставке виды изделий в указанном количестве.

Техническое задание на приобретение рабочей одежды

Основные требования к необходимым товарам излагают в рамках технического задания. Со своей стороны компания должна указать подробное описание требуемых СИЗ (размеры, защитные характеристики, особенности кроя и др.). Отдельно обозначают требования к упаковке, наличие сертификатов и иных документов, подтверждающих качество и характеристики спецодежды.

В техническом задании необходимо обозначить сроки поставки продукции, условия по предоставлению гарантийного периода на изделия. В качестве приложения используют документы, в которых описан порядок стандартизации, технического регулирования оборота рабочей одежды.

Образец документации

В качестве образца документа можно использовать извещение о проведении электронного аукциона. В нем отражают персональную информацию о компании, прикладывают информационную карту аукциона, техническое задание, а также образец формы для участия в тендере, который предстоит заполнять поставщикам.

Образец технического задания на закупку спецодежды

Все нюансы по оформлению документации берет на себя электронная площадка, на базе которой проводят тендер. Компании достаточно предоставить только персональную информацию, требования к закупаемым позициям товаров.

Заключение

Закупка спецодежды – обязательная часть рабочего процесса для многих компаний. Большинство соискателей оформляют покупку посредством тендера, что дает возможность совершить не только выгодную сделку, но и получить компенсацию затрат от государства. Для проведения такой закупки важно правильно оформить документацию, соблюдать требования Федерального закона, учесть имеющиеся ограничения.